Software de gestion QFACWIN: Mantenimiento de archivos 1a parte
En este articulo de explica el funcionamiento del mantenimiento de archivos en el software se facturacion QFACWIN.
Mediante el mantenimiento de archivos se puede aГƒВ±adir, duplicar, borrar, modificar y consultar los datos en los archivos de la aplicacion (clientes, facturas de compra o venta, proveedores, etc.).
El mantenimiento de archivos consta de dos ventanas: la ventana de mantenimiento y la de detalle del registro.
Ventana del mantenimiento:
La pantalla de mantenimiento consta de:
- un menu que contiene todas las opciones disponibles para el archivo en cuestion,
- una barra de herramientas con las opciones mas usuales,
- los controles para localizar y filtrar datos y
- la rejilla de datos donde se muestran los registros del archivo.
Todos los datos de la rejilla de datos y su ordenacion son configurables por el usuario.
Mantenimiento de archivos
Las opciones generales de mantenimiento son:
AГƒВ±adir: AГƒВ±ade un registro nuevo al archivo. Haga un clic en el boton AГƒВ±adir o bien pulse Alt+A.
Duplicar: Hace una copia exacta de un registro existente. Duplica todos los campos del archivo excepto el codigo (que en ningun caso se puede duplicar). Se visualizara la ventana de detalle del registro donde podra modificarlo. Es muy util cuando se aГƒВ±aden registros con datos que se repiten (por ejemplo articulos en los que solo varia la referencia, facturas de compras y gastos en las que solo cambia la fecha y el precio, clientes que cambian el nombre o el tipo de la sociedad, etc).
Borrar: Borra el registro actual (el resaltado en la ventana de registros). Situese en el registro a borrar y haga Clic en el boton Borrar o bien pulse Alt+B. Otra forma de borrar un registro es pulsando la tecla suprimir en la rejilla de datos.
Nota: Antes de borrar un registro, el programa comprueba las relaciones con otros archivos. Por ejemplo, no se permitira borrar un cliente si en el archivo de facturas existen facturas de este cliente.
Modificar: Permite modificar los datos del registro actual. Situese en el registro a modificar y haga Clic en el boton Modificar o bien pulse Alt+M. Se visualizara la ventana de detalle del registro donde podremos modificarlo.
Consultar: Muestra los datos del registro actual. Situese en el registro a consultar y haga Clic en el boton Consultar o bien pulse Alt+M o haga doble Clic sobre el registro a consultar. En el caso de clientes este boton se llama Suite ya que accede a la suite del cliente en la que ademas de los datos del cliente podemos acceder a todos sus documentos Гўв‚¬в€œ presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, recibos, a la agenda del cliente y a las estadisticas.
Salir: Sale del mantenimiento. Haga Clic en el boton Salir o bien pulse Alt+S, o la tecla Esc.
Inicio: Marca (sobreilumina) el registro del inicio del archivo.
Final: Marca el registro del final del archivo, siguiendo el orden por el que tengamos ordenado el archivo.
XLS: Exporta la rejilla de datos a Microsoft excel generando un archivo XLS con el contenido actual de la rejilla de datos.
El programa pide el nombre con el que queremos guardar el archivo, lo genera y lo abre en Excel o en el programa que tengamos para abrir este tipo de archivos.
Orden de visualizacion de los registros:
Los registros se visualizan en la rejilla ordenados en el orden definido en el control Ordenado por. Cambiando la seleccion de este control se cambia el orden de visualizacion de los registros en la rejilla, manteniendo como referencia el registro actual (el sobreiluminado).
Tambien puede ordenarlos por cualquiera de los titulos de las columnas de la rejilla pulsando sobre ellos. La primera vez que se pulsa se ordena ascendentemente y al volver a pulsar el orden es descendentemente.
En los proximos articulos veremos la forma de buscar y filtrar los datos y de configurar la rejilla de datos.
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